19 mayo, 2022
documentos administrativos

Destrucción de documentos administrativos Una necesidad legal y práctica

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La mayoría de las empresas gestionan, tanto en las versiones físicas como las electrónicas, una gran cantidad de datos de carácter confidencial. Estos, por razones de seguridad y asimismo de espacio de almacenamiento, necesitan ser removidos y desechados periódicamente. Por lo cual, la  destrucción de documentos administrativos, aparte de constituir una actividad de obligatorio cumplimiento legal, cumple una finalidad funcional.

La Ley Orgánica de Protección de Datos (L.O.P.D) obliga a las empresas a eliminar los documentos de filiación personal o que han perdido su relevancia administrativa, jurídica, fiscal o contable; siempre y cuando, no representen valores de trascendencia histórica ni importancia alguna para efectos de la ciencia, la tecnología o la cultura. El incumplimiento de esta ordenanza puede acarrear una sanción de hasta 600.000€.

Métodos utilizados para deshacerse de los documentos

La inhabilitación de la data que manejan las corporaciones puede hacerse de distintas maneras, dependiendo de las facilidades existentes dentro de las instalaciones. Así existen:

  • Trituradoras de papel: el tipo de máquina que está permitido emplear dependerá del nivel de seguridad que requieran los documentos, según la clasificación de la L.O.P.D. Si las exigencias son elevadas, el tamaño del corte debe hacer imposible la opción de reconstruirlos. En otros casos, con generar tiras finas es suficiente. Una desventaja de este procedimiento es su lentitud y el hecho de que amerita un personal dedicado a dicha labor.
  • Hornos incineradores: la transformación del papel en cenizas satisface lo exigido por la ley; sin embargo, a menos que los procesos operacionales de la compañía exijan su presencia, los riesgos a la integridad física, el espacio requerido por el equipo, la dificultad en certificar la eliminación total y los inconvenientes ecológicos asociados a la quema, hacen que este procedimiento no resulte muy recomendable. También exige tener gente dedicada solo a eso.
  • Empresas constituidas exclusivamente con esta misión: con las apropiadas medidas de seguridad este es un proceso que, sin dudad, se puede externalizar. Dichas compañías poseen todos los recursos (contenedores, sistemas de transporte y destrucción, personal y experiencia) para satisfacer estos requerimientos a cabalidad. De ese modo ofrecen un sistema cómodo y certificado de acometer con periodicidad la importante labor.

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